Modèle pré-rempli — Art. 35 RGPD — à adapter par chaque orthopédagogue
Ce document est un modèle — il ne vous dispense pas de votre propre analyse
En tant qu'orthopédagogue, vous êtes Responsable de traitement pour les données de vos apprenants et familles. L'obligation de réaliser une AIPD vous incombe directement (Art. 35 RGPD). Ce modèle vous fournit une base pré-remplie spécifique à l'usage d'App'Évol, que vous devez compléter, dater et conserver dans votre registre interne.
L'Art. 35 RGPD exige une AIPD lorsqu'un traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits des personnes. La CNIL considère les critères suivants — deux critères suffisent pour rendre l'AIPD obligatoire :
| Critère | Votre situation |
|---|---|
| Personnes vulnérables (enfants, mineurs) | ✅ Oui — critère satisfait |
| Données sensibles (difficultés scolaires, comportement, informations de santé déclarées) | ✅ Oui — critère satisfait |
| Évaluation ou observations structurées de personnes | Partiel (bilans, observations de séance) |
| Traitement à grande échelle | Non — cabinet individuel / petite structure |
Conclusion : avec deux critères satisfaits (mineurs + données sensibles), l'AIPD est obligatoire pour votre activité, quelle que soit la taille de votre cabinet.
| Responsable de traitement | [Votre nom, prénom, adresse professionnelle, SIRET] |
| Outil utilisé | App'Évol — logiciel de gestion orthopédagogique édité par Flavien MATHIEU (accord de sous-traitance) |
| Pourquoi vous traitez ces données | Gérer les dossiers de vos apprenants, planifier et suivre les séances, rédiger des bilans, facturer les familles, envoyer des contrats d'accompagnement et des autorisations, communiquer avec les partenaires scolaires. |
| Sur quelle base légale | Le contrat de prestation signé avec la famille · L'obligation légale de conserver les factures 10 ans · Le consentement explicite des parents pour les données sensibles de leur enfant |
| Qui est concerné | Les enfants et adolescents suivis · Leurs parents ou représentants légaux · Les enseignants référents que vous contactez |
| Quelles données | Identité (nom, prénom, date de naissance) · Coordonnées · Informations scolaires · Observations et notes de séance · Informations de santé déclarées · Documents signés · Factures |
| Combien de temps | Dossiers actifs : toute la durée du suivi, puis 3 ans · Factures : 10 ans (obligation légale) · Copie des emails envoyés : 12 mois · Suppression automatique signalée par l'outil après 3 ans d'inactivité |
| Qui y a accès | Vous uniquement · App'Évol, dont l'accès est limité à la maintenance et au support, sous obligation de confidentialité · Les familles (uniquement les documents que vous leur partagez via un lien sécurisé) · Les partenaires que vous contactez explicitement |
| Où sont stockées les données | Dans l'Union européenne : France et Pays-Bas. Aucune donnée d'apprenant n'est stockée hors UE. Les seuls transferts hors UE concernent le paiement en ligne et l'aide optionnelle à l'import de questionnaires ; ils sont encadrés par des clauses contractuelles types, et l'aide à l'import ne reçoit que le texte d'un modèle vierge. |
Vous ne collectez que ce dont vous avez besoin
Seules les informations utiles au suivi orthopédagogique sont saisies. Les données médicales détaillées ne doivent être notées que si elles ont une incidence directe sur votre travail.
Les familles sont informées avant toute saisie
Une notice d'information famille doit être remise ou présentée avant le premier entretien. Elle explique pourquoi vous utilisez ces données et quels sont leurs droits.
Les données ne sont pas gardées indéfiniment
L'outil signale automatiquement les dossiers inactifs depuis 3 ans, puis les supprime définitivement 30 jours plus tard si vous n'intervenez pas. C'est votre responsabilité d'agir sur ces alertes.
Les familles peuvent exercer leurs droits à tout moment
Accès, rectification, suppression d'un dossier — tout est réalisable sur simple demande adressée à vous directement.
| Risque | Probabilité | Impact | Ce qui est fait pour l'éviter |
|---|---|---|---|
| Une autre personne accède aux dossiers sans autorisation | Faible | Élevé | Chaque compte est strictement isolé — un orthopédagogue ne peut jamais voir les données d'un autre. Connexion chiffrée obligatoire. Mot de passe d'au moins 12 caractères exigé à la création du compte, et limitation du nombre de tentatives de connexion. |
| Les données sont perdues ou détruites suite à un incident technique | Faible | Moyen | Plusieurs copies de la base sont conservées hors de l'hébergeur, dont une hors site chiffrée, avec vérification d'intégrité et restauration testée. Export manuel possible à tout moment depuis votre compte. |
| Un document partagé est consulté par une personne non concernée | Faible | Moyen | Les liens de partage expirent automatiquement. Aucun document n'est accessible sans lien valide ou connexion. |
| Un justificatif est envoyé à la mauvaise adresse | Faible | Moyen | L'attestation de présence révèle qu'un enfant est suivi. L'adresse du destinataire est saisie librement : relisez-la avant l'envoi et ne l'adressez qu'au destinataire désigné par la famille. |
| Le lien d'abonnement au calendrier est diffusé | Faible | Moyen | Ce lien donne accès à votre agenda, prénoms d'apprenants compris, sans mot de passe. Ne le partagez jamais ; il est révocable à tout moment depuis le planning. |
| App'Évol utilise les données des enfants à d'autres fins | Très faible | Moyen | App'Évol n'exploite pas les données de vos apprenants. C'est écrit et engagé contractuellement dans l'accord de sous-traitance. |
| Des données sont conservées trop longtemps | Faible | Moyen | L'outil vous alerte pour les dossiers inactifs depuis 3 ans, puis les supprime automatiquement après un préavis de 30 jours. Vous pouvez rouvrir un dossier pendant ce préavis pour le conserver. |
| Les données sont envoyées à l'étranger sans encadrement | Très faible | Moyen | Toutes les données sont hébergées en France ou aux Pays-Bas. Aucun transfert hors Union européenne. |
Déjà assuré par App'Évol
Ce que vous devez mettre en place
Au regard des risques identifiés et des protections en place, le niveau de risque résiduel pour les personnes concernées est faible à modéré — sous réserve que vous respectiez les mesures listées dans la colonne droite ci-dessus.
Il n'est pas nécessaire de consulter la CNIL au préalable, sauf si votre cabinet venait à traiter des données de santé certifiées (diagnostics médicaux, ordonnances) ou à suivre un très grand nombre d'apprenants.
À compléter et conserver dans vos documents professionnels :
Si vous avez des doutes sur votre situation ou souhaitez vérifier que votre usage de la plateforme correspond bien à ce qui est décrit ici :
Ce modèle est fourni à titre indicatif. Il ne constitue pas un conseil juridique. Pour les situations complexes, consultez un juriste spécialisé RGPD ou votre ordre professionnel.